Lorsque vous êtes entrepreneur, vous commencez généralement à utiliser Excel pour débuter et gérer votre entreprise. Il est vrai qu’excel est un outil simple, et puissant quand on en maîtrise les fonctions, mais dans le quotidien des chefs d’entreprise et autres dirigeants de TPE/PME, cela peut vite s’avérer être un frein car il y a peu d’automatisation, de centralisation et sécurisation des données.
Découvrez quelles sont selon nous, les 4 grandes raisons de migrer d’Excel à une solution métier en ligne
Excel finit par vous faire perdre du temps
Ce n’est pas un secret, être entrepreneur nécessite de l’organisation et si vous le pouviez, vous vous cloneriez pour pouvoir être partout à la fois, surtout au début de votre entreprise. Vous devez être multi tâches: réaliser des devis pour des clients, facturer un autre client, rédiger un avoir pour un autre client, et même rappeler un client avec une demande précise. Chaque seconde gagnée sur des tâches répétitives devient une nécessité. Mais comment optimiser son temps ? L’automatisation de toutes les tâches relatives à l’administratif vous permettra un gain de temps important et en libérera pour vous concentrer sur votre coeur de métier, sur votre expertise.
Sachant que les entrepreneurs peuvent passer beaucoup de temps sur les factures, avec un logiciel dédié à la facturation, il sera aisé de connecter plusieurs données entre elles et automatiser les processus entre elles. Vous retrouverez sur une même interface toutes les coordonnées clients, l’ensemble des articles de vos catalogue produits et bénéficierez d’une numérotation des factures automatiques (personnalisable).
En revanche, sur excel cette tâche devient plus compliquée car vous devez créer une fiche pour vos clients, une fiche pour votre produit, etc. Trouver des informations devient compliqué, et créer une facture nécessite plus de deux clics !
Les factures ne sont qu’un exemple parmi tant d’autres ! C’est pourquoi il existe des solutions numériques tout-en-un, comme apii, simples et faciles à utiliser qui vous permettent de centraliser toutes vos données.
Privilégiez une interface ludique simple et intuitive
Combien de fois avez-vous été incapable de lire les données d’un tableau Excel à cause d’un trop grand nombre de remarques ou autres commentaires ? Incompréhension de formule de calcul que vous n’avez pas crée ? Vous ne trouvez pas ou ne comprenez pas les informations ? Ne pas avoir un accès facile à l’information peut être un véritable frein à votre entreprise à long terme. Il est donc temps de prendre en charge une interface intuitive !
La meilleure solution est de connaître le logiciel adapté à votre secteur et à la taille de votre entreprise.
Un des principaux freins et sans doute la peur de perdre du temps à changer, se former, voir se tromper de logiciels et regretter ensuite la migration. Aujourd’hui pourtant, des solutions digitales à l’ergonomie fluide et simple d’utilisation sont disponibles au quotidien : non les solutions tout en un aujourd’hui ne riment plus avec usines à gaz. C’est le travail effectué chez Apii, rendre le plus simple possible l’utilisation du produit sans renier sur les fonctionnalités.
Obtenez des données en un coup d’oeil
Avec Excel, quand on veut calculer à partir de données, il faut le calculer soi-même ! Lorsque vous souhaitez connaître le bénéfice ou le chiffre d’affaires de votre produit sur une période donnée, vous pouvez passer beaucoup de temps à le calculer. Qui ne s’est pas penché sur la mise en forme de telle ou telle formule (plus ou moins complexe) pour Excel en ligne ? Sans compter que cela peut amener à des erreurs car elles sont créées manuellement. Gérer votre entreprise, c’est aussi comprendre les données en temps réel pour mieux comprendre la santé de votre entreprise.
Par conséquent, un logiciel de gestion commerciale facilitera également grandement vos tâches à ce niveau. Les statistiques sont automatiquement créées en temps réel en fonction des données que vous saisissez dans le logiciel. Par conséquent, vous pouvez facilement comprendre votre chiffre d’affaires, votre trésorerie, votre marge, etc. pour la période sélectionnée. Vous pouvez ainsi mieux prédire l’avenir de votre entreprise sans entreprendre aucune action en termes de génération de données !
Facilitez la communication avec votre équipe et vos clients
Dernière bonne raison de quitter Excel : Mieux communiquer avec votre équipe et vos clients. Vous envoyez un mail à un client en réponse à une de ses demandes, mais vous entendez qu’un de vos collègues a envoyé le même mail deux minutes plus tard : malheureusement, sans outils pour centraliser les données, cela pourrait arriver ! Cela peut aussi arriver lorsque vous êtes seul, comme oublier un rendez-vous. Avec Excel, les informations peuvent être diluées et donc pas assez ciblées.
Avec un logiciel CRM, vous pouvez synchroniser tous les échanges sur une seule plateforme et in fine journaliser toutes les actions effectuées. Pour les équipes de service client, il existe également des outils tout-en-un qui offrent des fonctionnalités de billetterie. Une telle fonctionnalité vous permet de centraliser toutes les demandes des clients et d’y répondre plus facilement. Vous pouvez même catégoriser les demandes pour faciliter la transmission des améliorations aux autres membres de l’équipe. En bref, cela vous permet de mieux communiquer en interne, ce qui augmente la satisfaction client.
Apii : Intuitif, centralisé et automatisé !
Conclusion
Vous avez maintenant trouvé les bonnes raisons de quitter Excel. Pourquoi ne pas choisir un outil qui peut vous aider dans cette transition ? un outil tel qu’Apii: intuitif, centralisé et automatisé !
De nombreux utilisateurs d’Apii ont déjà utilisé Excel. Pourquoi ont-ils fini par abandonner les feuilles de calcul pour la solution Apii ?
Facilité d’utilisation : Créez des factures et des devis en quelques clics et retrouvez une interface claire.
Centralisez toutes vos données : synchronisez et connectez vos calendriers pour ne manquer aucune information clé. Les documents clients affichent toutes les informations clés en un coup d’œil.
Automatisation des processus : créez des prévisions de factures et Apii les génère pour vous, trouvez des statistiques en temps réel, modifiez des modèles d’e-mail/facture/devis.
