Créer un devis #
Rendez-vous dans le module vente, menu devis, et cliquez sur le bouton « + » en bas à droite de la page pour créer votre premier document
Cela ouvrira le devis vierge suivant :
La page est divisée en 4 parties :
- La barre de menu supérieure
- Le menu latéral de droite
- La barre d’outil du devis
- Le devis et ses articles
- Les encarts de la partie inférieure
La barre de menu supérieure #
De gauche à droite, vous trouverez des icônes qui vous permettront :
- De naviguer d’un devis à l’autre
- De modifier les informations générales et conditions de paiement
- De dupliquer le devis
- De transformer le devis en commande, en bon de livraison ou en facture (acompte, soldes intermédiaires, finale)
- De paramétrer des zones de métrés
- D’envoyer par email
- De supprimer le devis
- De voir qui à créée le document
Les informations générales #
Cliquez sur l’icône crayon de la barre de menu, le formulaire suivant s’ouvrira:
Dans l’onglet information, vous pourrez renseigner:
- Le titre du devis
- L’associer à une opportunité
- La société et son contact
- Le collaborateur responsable
- Une durée de validité (en mois)
- Une date de démarrage prévisionnelle
- Des documents joints
- Un marché
- Une description
- Une adresse de facturation et de livraison
Dans l’onglet condition de paiement, vous pourrez renseigner:
- Le RIB
- Le nombre de jour et les conditions de paiement
- Le type de paiement
- La TVA
- Un pourcentage d’acompte (et s’il doit être payé à la création de la facture)
- Une remise financière ou en pourcentage
- Des mentions légales particulières qui viendront suppléer celles prédéfinies dans les paramètres
Dupliquer le devis #
En cliquant sur l’îcone dupliquer, une boite de dialogue vous demandera confirmation. Vous serez alors redirigé vers un nouveau devis dupliqué. Le Numéro du devis changera automatiquement.
Transformer le devis #
Cliquez sur l’icône transformer le devis, une liste déroulante vous proposera de transformer en:
- Commande
- Bon de livraison
- Facture
SI vous cliquez sur facture, vous aurez la possibilité de choisir le type de facture:
- Simple
- Acompte
- Solde Intermédiaire
- Solde
Configurer les métrés #
En cliquant sur l’icone metrés, vous avez la possibilité d’ajouter des zones à votre devis et renseigner:
- Nom (par exemple salon, cuisine, salle de bain, terrasse, jardin, etc)
- Un périmètre
- Une surface au sol
- Une Hauteur Sous Plafond (HSP)
- Des surfaces d’ouvertures
- Des surfaces de murs
Vous pourrez ensuite associer les lignes de devis à ces zones.
NB: Une fois la ligne créée, cliquez sur enregistrer avant de fermer la boite de dialogue ou de créer une nouvelle ligne.
Envoyer par email #
Cliquez sur l’icone avion pour envoyer le document par mail directement depuis Apii. Une boite de dialogue s’ouvrira alors:
Vous aurez la possibilité de joindre le devis existant sans l’enregistrer ou d’en enregistrer une nouvelle version. Par exemple, cela peut être utile parfois de ne pas enregistrer quelques modifications faites juste pour envoyer à une personne en particulier.
Une seconde boite de dialogue s’ouvrira pour rédiger le mail :
Vous aurez possibilité :
- de faire appel à un modèle d’email déjà enregistré dans les paramètres
- d’ajouter une signature déjà paramétrée également
- d’ajouter des destinataires directs, en copie conforme, ou copie invisible
- d’ajouter un sujet d’email
- de rédiger le corps du mail avec les outils de formatage courants
- de joindre des documents au mail
Supprimer le devis #
Cliquez sur la corbeille pour supprimer le document
Ajouter des lignes au devis #
La barre d’outil vous permet plusieurs actions pour construire votre devis :
- Importer plusieurs articles de la base de données
- Ajouter un seul article de la base de données
- Ajouter un service, une prestation
- Ajouter un sous total partout où vous le souhaitez
- Ajouter un titre
- Ajouter une description supplémentaire
- Ajouter des lots (comprenant eux-même des articles, etc.)
- Ajouter des frais de ports
- Ajouter un espaceur pour aérer certaines parties de votre devis
Ces boutons permettent l’ajout de lignes sur la dernière ligne du devis. Si vous souhaitez insérer des lignes à des endroits précis, nous vous conseillons d’utiliser les boutons d’actions à la fin de chaque ligne du devis (ils s’affichent au survol de la ligne)
- Le bouton « + » permet de sélectionner les mêmes éléments que la barre d’outil
- « L’épingle » permet de rappeler les lignes du devis sur une page pdf supplémentaire à la fin du devis. Cela permet de mettre en avant certains points pour le client. (pour illustrer des ajouts ou modifications par exemple)
- « Le crayon » ouvre la boite de dialogue de l’article pour en modifier tous les détails
- « La corbeille » permet la suppression de la ligne.
Importer plusieurs articles #
Vous pouvez sélectionner les articles en cochant les cases correspondantes.
Apii vous propose également d’importer le nom des catégories en tant que titre et vous laisse la possibilité d’importer les descriptions personnalisées ou non.
NB: Si vous ne cochez pas importer la description, vous n’importerez que les titres des articles.
Création de lots #
En cliquant sur le bouton de la barre d’outil, Apii vous proposera de définir le titre et un coefficient de pondération (par défaut établi à 1) Nous détaillons l’utilité de ce coefficient plus loin.
Vous pourrez ensuite ajouter des articles dans le nouveau lot créé pour l’occasion
NB: Un Lot permet de séparer des artciles par corps de métier, vous ne pouvez pas déplacer un article d’un lot à un autre.
Vous pouvez également créer un lot avec l’outil d’importation de plusieurs articles :
- Cliquez sur importer
- Activer l’interrupteur ‘créer un lot’ en haut à droite
- Nommez le lot ou sélectionnez une catégorie dans les filtres pour qu’Apii l’utilise comme nom du lot.
- Sélectionnez les articles souhaités
La pondération des lots #
Apii vous permet de pondérer les lots pour modifier l’ensemble des prix d’un lot. Cela permet d’ajuster rapidement à la hausse ou à la baisse une partie spécifique d’un devis
Modifier les articles #
Pour modifier un article, vous pouvez cliquer sur certains champs interactifs directement dans la ligne du devis
Certains champs ne permettent pas la modification à la volée et nécessitent de cliquer sur le crayon en fin de ligne pour ouvrir les détails de l’article.
La barre latérale #
La barre latérale est divisée en 3 parties
Le bouton « Télécharger » permet de générer le premier pdf de votre devis, et de le rappeler ensuite.
Le « bouton circulaire » à droite de télécharger permet de régénérer le devis pour télécharger le devis qui a été modifié, sinon vous téléchargeriez l’ancien pdf qui ne prend pas encore en compte les modification. C’est, en résumé, une actualisation du pdf.
« Le dernier bouton » affiche l’historique des générations du devis et permet de les télécharger ou les supprimer.
Vous pouvez également visualiser sur cette barre latérale :
- les totaux du devis
- Le taux de marque (marge)
- Les responsables en charge du client
- Les conditions de paiement
- L’opportunité ou la commande liée (cliquez dessus pour basculer sur l’un ou l’autre)
- Les documents associés (un clic dessus vous transporte également sur le document en question)
Si vous générez vos factures d’acomptes, soldes, depuis le devis et non des commandes, alors vous trouverez ici vos différentes factures générées.
Les mentions légales #
Vous pouvez modifier les mentions légales en cliquant directement sur l’encart en bas du devis.
Par défaut, sont affichées celles prédéfinies dans vos paramètres.
Afficher/masquer les colonnes #
Pour ne pas surcharger l’affichage d’éléments non nécessaire à votre activité, vous pouvez afficher ou masquer les colonnes du devis. Pour ce faire, cliquez sur la roue crantée à droite de la barre de titre
La boite de dialogue suivante s’ouvrira pour vous permettre de faire votre choix.
Consulter tous les devis #
Vous pouvez visualiser l’ensemble des éléments depuis le menu devis du module vente.
Vous pouvez changer le statut directement depuis le tableau ou depuis le pied de page du document
