Création d’un projet #
Cliquez sur le bouton « plus « + »en bas à droite de votre écran. Vous pourrez choisir entre la création d’un projet simple ou d’un accord cadre (projet qui regroupe plusieurs projets, appelés marchés subséquents)
En choisissant la première option, le projet unique, une boîte de dialogue va s’ouvrir pour vous permettre de remplir les données du projet. Celle-ci est divisée en 4 onglets distincts : Projet, équipe, phases, détails.
L’onglet Projet permet la saisie de toutes les informations du projet:
Vous pourrez renseigner :
- La Référence du projet (texte libre propre à vos nomenclatures)
- Le Nom du projet (vous pouvez choisir une couleur sur la pastille à droite pour personnaliser le reporting)
- Le Statut* (en cours, en pause, signé, etc.)
- Le Type de projet* (concours, études, etc.)
- Le client et son chargé de projet
- La localisation du projet (le code postal permet la géolocalisation du la vue cartographique)
- Le chargé de projet avec son coût journalier moyen**, son taux journalier facturé** et son nombre d’heures travaillées par jour**. (nécessaire au calcul de rentabilité)
- La commande afférente au projet
- Des documents liés au projet (contrat, acte d’engagement, etc.)
- Des liens vers des projets liés à celui-ci
*Ces champs sont personnalisables dans le module Paramètres
** Ces données peuvent être renseignées par défaut dans le module R.H>Collaborateurs ou personnalisée par projet dans le formulaire de création
L’onglet Équipe
Si vous répondez seul à ce projet, laissez coché interlocuteur unique. Dans les autres cas, choisissez le cas qui vous correspond. Vous pourrez alors ajouter des membres à l’équipe pluridisciplinaire par compétences (architectes, bureau d’études spécifiques, etc).
Vous verrez apparaitre les partenaires déjà présents dans votre carnet d’adresse ou Apii vous proposera de créer une nouvelle fiche.
NB: L’ajout des membres de l’équipe est nécessaire pour la répartition des honoraires et la ventilation des factures de situation
L’onglet phases
Vous pourrez créer autant de phase que vous le souhaitez ou importer un modèle créé auparavant dans le module paramètres. (exemple : phases de la loi MOP)
N’hésitez pas à renseigner les dates de début de chaque phase et leurs durées (souvent indiquées dans les CCTP) ainsi que les délais de validation. Cela permettra à Apii de générer automatiquement le planning de Gantt et sera utile pour ventiler le prévisionnel de facturation en fonction des dates de rendu de chaque phase.
Une fois le projet créé, vous pourrez affecter des honoraires aux phases directement sur la fiche projet (onglet honoraire)
L’onglet détail
Cette partie permet de renseigner les champs complémentaires qui pourront être utiles pour filtrer vos projets, créer vos listes de références dans le module candidature ou encore indiquer vos coefficients de révision. On y trouve donc les champs suivants :
- Catégorie d’ouvrage*
- Type de travaux*
- Catégorie de projet*
- Performances thermiques
- Coefficient de révision
- Budget de l’opération
- Qualité environnementale
- Mission de maitrise d’œuvre
* Entièrement paramétrable dans le module paramètres>projet
Consulter le projet #
Vous retrouverez toutes les informations précédemment citées dans les onglets de la fiche projet. Pour consulter le projet, cliquez sur l’icône loupe ou sur le nom du projet depuis le tableau de bord multi-projets.
L’icône « crayon » rouvre le formulaire de création du projet. Située entre la loupe et le crayon, une icône permet d’archiver le projet.
Les informations générales #
Cet onglet regroupe toutes les informations du projet ainsi que les coordonnées de tous les participants du projet (maîtrise d’ouvrage, équipe de maîtrise d’œuvre, etc.)
Cliquer sur « commencer le projet » pour permettre la saisie des heures et la facturation. Vous pourrez ensuite choisir la phase en cours qui s’affichera dans la carte du projet du tableau de bord multiprojet.
En cliquant sur « modifier la progression », une boîte de dialogue permet d’indiquer le pourcentage d’avancement de la production. (à ne pas confondre avec l’avancement de la consommation des honoraires, ou de la facturation. Ce point est développé plus loin)
Le planning #
Le planning de Gantt est créé automatiquement si vous avez renseigné les délais dans le formulaire de création.
Pour plus de détail, voir la page d’aide dédiée au planning.
Le plan de charge #
Vous pouvez consulter le plan de charge de chaque phase. Apii vous propose deux diagrammes circulaires par collaborateur qui indique l’affectation du collaborateur sur ce projet et la charge totale du collaborateur sur l’ensemble des projets qu’il gère. Pour en savoir plus, consultez l’aide sur le plan de charge.
Les tâches #
Vous pouvez assigner et visualiser toutes les tâches liées à ce projet dans cet onglet. `Nous détaillons tout le potentiel des tâches collaboratives dans une partie dédiée du support, n’hésitez pas à la consulter.
Les honoraires #
L’onglet honoraire vous permet de définir :
- Les honoraires du marché de base
- Les tranches optionnelles
- Les missions complémentaires
- Les forfaits complémentaires
- Les avenants
Pour plus d’informations, consulter l’aide sur les honoraires.
La rentabilité #
Vous pouvez rapidement visualiser la rentabilité du projet sur cet onglet en fonction des phases. De gauche à droite, les colonnes présentent :
- Le nom de la phase
- Les honoraires de la phase
- Les honoraires consommés (pointages, frais, dépenses)
- Une barre d’avancement des honoraires consommés
- Une barre d’avancement de la production
- Une barre d’avancement de la facturation
- Les honoraires restants
- L’équivalent en ETP des honoraires restants
- Le déboursé sec (ou prix coutant)
- La marge réalisée
La facturation #
Vous pouvez créer et consulter votre prévisionnel de facturation et réaliser des factures de situations.
Pour plus de renseignements, consultez l’aide dédiée à la partie factures de situation
Les dépenses #
Vous pouvez ajouter dans cette partie les dépenses liées au projet. Vous pouvez également consulter les dépenses qui ont été ajoutées au projet depuis le module de note de frais ou des factures fournisseurs.
Le Tableau de bord des projets #
Le tableau de bord offre une vision globale de vos projets à l’instant T en mettant en avant certains indicateurs dont l’affichage est paramétrable. (exemple ci-dessous avec l’affichage Card)
Les principaux indicateurs mis en avant sur cette vue, sont les suivants:
– Phase en cours
– Date de fin de phase
– Honoraires de la phase en Équivalent Temps Plein
– Barre de progression des honoraires consommés
– Nombre d’ETP restants
– Date de fin de phase
– Pourcentage d’avancement de la production de la phase
– Nombre de jours calendaires restant avant la date de la fin de la phase
La vue Tableau #
D’autres affichages plus complets sont par ailleurs disponibles comme la vue tableau.
(vous pouvez choisir les colonnes à afficher avec la roue crantée à droite de la barre de titre)
La vue Kanban des projets #
Elle vous permet une visualisation rapide des statuts de vos projets, vous pouvez glisser-déposer les cartes aisément et modifier les intitulés des colonnes en fonction du fonctionnement de votre entreprise. (dans le module paramètres>projets>statuts des projets)
La vue cartographique des projets #
Elle vous permet de localiser facilement vos projets
Les filtres d’affichage #
Vous pouvez filtrer les projets par :
- État (archivé ou non, les deux)
- Société
- Contact
- Type
- Catégorie
- Catégorie d’ouvrage
- Type de travaux
- Statut
- Responsables
- Région
- Pays
- Ville
- Crée par
- Commande
- Budget (min-max)
- Période
Vous pouvez n’afficher que les accords-cadres grâce à un interrupteur dédié.
Création d’un accord-cadre #
Pour créer un accord-cadre, cliquez sur le bouton « + » en bas à droite et ensuite sur accord-cadre.
Le formulaire de création de l’accord-cadre est sensiblement le même que celui d’un projet, à ceci près que vous n’aurez pas accès à l’onglet phases ou honoraires. L’accord-cadre étant assimilé à un dossier où vous pourrez ensuite ajouter des marchés subséquents qui eux présenteront le même formulaire de création que les marchés.