Créer un frais #
Cliquez sur le bouton « ajouter » si aucun frais n’a encore été crée ou sur le bouton « + » puis sur « ajouter un frais » en bas à droite.
Le formulaire suivant s’ouvrira alors :
Vous pourrez renseigner :
- Le titre du frais
- La désignation du frais*
- Le montant TTC*
- La catégorie*
- La TVA*
- La date de paiement du frais
- Le fournisseur
- Le projet
- La phase
- Une description éventuelle
- Le document du frais (ticket de caisse, facture, etc.)
* Vous pouvez ajouter plusieurs taux de TVA en cliquant sur le « + » bleu à côté de la désignation.
Créer plusieurs frais #
En activant l’interrupteur en haut à droite dans le formulaire de création de frais, la boite de dialogue restera ouverte après enregistrement du frais pour vous permettre d’en créer un nouveau dans la foulée.
Dupliquer les frais #
Cliquez sur l’icône « dupliquer » à droite du frais (juste après le crayon et la corbeille), un calendrier s’affichera pour choisir les dates où dupliquer ce frais.
(vous pouvez faire un seul dupliqua ou choisir plusieurs dates où répliquer le frais. C’est très utile pour les déplacements récurrents ou les frais kilométriques que nous abordons juste après.)
Créer des notes de frais kilométriques #
Pour ajouter des frais kilométriques, cliquez sur le bouton « + » en bas de la page à droite, puis sur la voiture.
Un formulaire va s’ouvrir pour vous offrir les options suivantes :
Vous pouvez renseigner :
- Le titre du frais
- La distance en km
- Le véhicule (précédemment enregistré dans les paramètres du collaborateur)
- La date du frais
- Le projet en rapport
- La phase du projet éventuelle
- Une description éventuelle
Vous pouvez comme pour les frais classiques, cliquer sur l’interrupteur en haut à droite pour en ajouter à la volée, ou les dupliquer de la même façon que les frais classique (voir partie plus en amont)
Paramétrer les frais kilométriques #
NB: Apii actualise automatiquement les barèmes kilométriques chaque année. Vous n’avez qu’à saisir les kilomètres et le calcul se fera tout seul (avec ajustement du barème au dépassement des plafonds)
Seule obligation pour vous assurer que le calcul soit exact, entrer les bons paramètres fiscaux pour votre véhicule dans les informations de votre profil (en haut à droite de la barre de menu apii.)
Statistiques des notes de frais #
La barre latérale à droite (que vous pouvez masquer) affiche le total des frais sélectionnés (en fonction des filtres, périodes, etc) et permet de rapidement de distinguer les montants remboursés / la somme totale à se faire rembourser.
Le même reporting pour les frais kilométriques (IK) est disponible juste en dessous pour la période filtrée et pour l’année en cours.
Export des notes de frais #
Un bouton permet de notifier votre fin de saisie du mois à votre manager pour accélérer le remboursement des frais avant la fin du mois.
Vous pouvez également exporter les frais par période en cliquant sur les pictogrammes à droite de la barre de titre des frais. Le premier vous permet d’exporter tous les justificatifs au format zip, accompagné d’une fiche de récapitulatif. (cf exemple ci dessous)
NB: Le deuxième pictogramme d’export vous permet de choisir d’exporter seulement les frais remboursés, ou tous les frais de la période.
