Vous pouvez consulter l’ensemble des tâches créées sur Apii dans le menu Tâches du module Gestion de projet, et les filtrer par collaborateurs, projets, candidatures, priorité, etc.
Apii permet 3 vues différentes pour afficher les tâches :
La vue Tableau #
La vue tableau est une vue simple pour afficher les principales informations par colonne
- Priorité
- Titre de la tâche
- Collaborateur
- Date d’échéance,
- Heures estimées,
- Projet
- Candidature
- Phase
- Partenaire
- Date de création
Pour ajouter une tâche, cliquer sur le bouton « + » en bas à droite, la fenêtre suivante s’ouvrira:
L’interrupteur en haut à droite « créer plusieurs », vous permet de créer des tâches à la volée et ne pas refermer la boite de dialogue à l’enregistrement de chaque tâche. Cela peut vous être utile pour affecter un certain nombre de taches à un collaborateur ou à un projet par exemple.
A noter que chaque tâche affectée à un collaborateur sera visible sur son espace personnel, et chaque tâche affectée à un projet sera visible dans sa fiche projet.
La Vue Kanban #
La vue Kanban est une vue où chaque tâche est une « carte » que vous pouvez déplacer dans la colonne de votre choix (à faire, en cours, etc). Vous pouvez créer autant de colonne que vous le souhaitez et personnaliser leurs noms également dans le module paramètre d’apii. Pour information, ces colonnes correspondent aux statuts dans les autres vues de la gestion des taches. Ainsi si vous changez le statut d’une tâche, il changera de colonne automatiquement dans la vue Kanban, et réciproquement.
La Vue Groupée #
C’est la vue la plus avancée de la gestion des tâches sur Apii. Vous pouvez les regrouper par projet, candidatures, collaborateurs, priorités, statuts, partenaires etc.
Le contenu de la tâche s’affiche dans une barre latérale sans avoir besoin d’ouvrir et fermer une boite de dialogue comme la vue tableau.
L’ajout de tâche à un groupe est simplifié par le bouton + à droite dans la barre de titre des tâches regroupées. L’exemple ci-dessous illustre la vue regroupée par collaborateur. Pour ajouter une tâche à un collaborateur, il suffit de cliquer sur le « + » à droite de sa barre de groupe pour lui ajouter une tâche. Pas besoin de re-selectionner à chaque fois ce collaborateur, la tâche que vous lui créez lui est automatiquement assigné. Ce genre de vue permet d’assigner rapidement des tâches à vos collaborateurs sans friction.
Pour faciliter encore le processus d’affectation rapide des tâches, Apii permet d’afficher sur plusieurs colonnes les taches regroupées. Ainsi, vous visualisez rapidement plus de groupe de taches, et comme pour l’exemple précédent, visualiser plus rapidement les collaborateurs de votre entreprise.
Les modèles de tâches #
Il arrive fréquemment que les projets et candidatures fassent appel aux mêmes routines… Récupérer telles ou telles pièces des partenaires, réaliser le même jeu de plan pour l’AVP etc.
Apii vous permet de créer des modèles de groupe de taches que vous pourrez rapidement importer dans une phase, et associer ou non à des collaborateurs.
Pour ce faire, nous avons ajouter dans l’onglet un bouton d’import à côté du bouton ajouter. (voir illustration ci dessous)
En cliquant sur ce bouton, une boite de dialogue s’ouvrira et vous demandera le modèle à importer, et la personne à assigner.
Une fois validé, les tâches seront automatiquement importées dans le projet.
NB:
– Vous pouvez selectionnez les phases à l’intérieur du modèle avant import si vous ne souhaitez pas toutes les importer.
– Pour paramétrer les modèles, rendez vous dans le module paramètre > Modèle de tâches
Tâches affectées aux projets #
Tâches affectées aux partenaires #
La vue regroupée par partenaires est souvent utilisée dans le menu candidature pour suivre la réception de pièces pour chaque partenaire d’une équipe pluridisciplinaire ou simplement pour dresser liste de ses propres pièces à remettre et suivre l’avancement de la production.
Tâches affectées aux collaborateurs #
Dans certaines agences, les dirigeants créer chaque semaine une feuille de route pour leurs collabateurs en créeant des tâches par collaborateurs et par projet. Ils utilisent soit la vue regroupée par collaborateurs, soit la boite de dialogue avec la fonction crée plusieurs.
Le collaborateur peut voir depuis le dashboard sa todo personnelle mais également les tâches qui lui ont été assignées.
Il a également accès à une vue plus développée dans son espace personnel, ou dans les projets sur lesquels il est assigné.
Paramétrer les types, statuts et priorités #
Vous pouvez paramétrer et personnaliser les statuts (exemple ci dessous)
Pour ce faire, rendez vous dans le module paramètre > Global
Puis taper taches dans la barre de recherche pour accéder directement aux paramètres du menu
