Créer un collaborateur #
Cliquez sur le bouton « + » en bas à droite, le formulaire suivant s’ouvrira:
Vous pourrez renseigner trois catégories d’informations, sur trois onglets:
Les Informations personnelles
- Nom, prénom
- Civilité, Nationalité, Situation Familiale
- Adresse
- Mot de passe
- Trigramme (Initiales à 3 lettres pour permettre rapidement d’identifier les créateurs de documents)
- Couleur à affecter au collaborateur (pour les reporting, agenda, etc)
- Numéro de téléphone
- Date et lieu de naissance
- Numéro de sécurité sociale
- Une biographie éventuelle
La informations de la société
- Le département géographique (utile pour restreindre l’accès à certains secteurs)
- Le service
- La fonction
- Le cout journalier (prix coutant)*
- Le taux journalier moyen à facturer*
- Le nombre d’heures travaillées par jour
- Les personnes habilitées à valider les données du collaborateur (congés, pointages, notes de frais)
- Le manager (qui reçoit les notifications des équipes)
*Informations nécessaires au calcul de la rentabilité des projets
Les expériences et formations
- Différentes Expériences du collaborateur
- Formations suivies par le collaborateur
Créer un compte avec accès #
En haut à droite du formulaire de création du collaborateur, vous avez un interrupteur qui vous permet de choisir si le collaborateur sera actif et aura un accès à Apii (avec formule d’abonnement) ou si celui-ci n’est qu’un collaborateur passif sans interaction avec le logiciel.
Visualiser les collaborateurs #
Vous pouvez consulter la liste de vos collaborateurs selon deux vues prédéfinies :
Gestion des collaborateurs en vue Cartes #
Gestion des collaborateurs en vue Liste #
Filtrer les collaborateurs #
Comme un peu partout dans l’application, vous pouvez accéder aux filtres supplémentaires pour affiner l’affichage des données. Vous pouvez filtrer ici :
- Les services
- Le département géographique
- Fonctions
- Ordonner par Nom, prénom, date de création, fraicheur
- Période
Vous pouvez sauvegarder vos filtres, les nommer et les rappeler plus tard par liste déroulante.
Consulter les détails du collaborateur #
La fiche du collaborateur est divisée en deux parties, sur la partie supérieure, les informations générales du collaborateur, et sur la partie basse, cinq onglets spécifiques.
Les informations générales #
Pour modifier les données de la partie supérieure, cliquez sur le bouton « crayon » en haut à droite. Vous retrouverez la même boite de dialogue que pour la création du collaborateur
Les véhicules #
Cet onglet liste les véhicules en possession du collaborateur, pour se faire rembourser des frais kilométriques (IK) . Cliquez sur « + ajouter » pour renseigner un nouveau véhicule, la boite de dialogue suivante s’ouvrira :
3 types de véhicules peuvent être ajouté :
- Voiture
- Motocyclette
- Cyclomoteur
Vous pouvez renseigner si le véhicule est électrique (gain fiscal), et ajouter votre carte grise en guise de document joint (obligatoire pour le remboursement).
Les contrats #
Vous pouvez ajouter des contrats signés avec le collaborateur pour garder un historique.
Les expériences #
Vous pouvez ajouter des informations de formations ou de parcours professionnel du collaborateur. Elles s’afficheront sous forme d’une time line. Pour se faire, renseigner d’abord la boite de dialogue suivante:
Les présences et congés #
Vous pouvez définir si le collaborateur pointe en heure ou en jour et quand commence et se termine sa période d’activité. Vous pouvez également lui affecter des compteurs de congés spécifiques.
Le coffre-fort numérique #
Nouvelle fonctionnalité Apii. Vous avez la possibilité de déposer des documents sur un coffre-fort numérique garanti par un tiers de confiance. (Fiche de salaire, etc)
Cette fonctionnalité sera expliquée plus en détail très bientôt.