Marché de base #
Si vous répondez seul à l’appel d’offre, choisissez candidature seule, interlocuteur unique. Autrement, choisissez l’une des options de groupement de société qui vous correspond sur ce marché.
Pour ajouter des membres à l’équipe, cliquez sur ajouter une compétence, et sélectionnez la société concernée (si elle n’existe pas, apii vous permet de la créer et elle apparaitra ensuite dans votre annuaire des fournisseurs/partenaires)
Création des phases du projet #
Il faut d’abord indiquer à Apii les phases du projet pour pouvoir ensuite renseigner les montants d’honoraires associés à chaque mission. Cliquez sur l’onglet Phases qui fait suite à l’onglet équipe.
Apii vous permet de renseigner les délais des phases généralement inscrites dans le CCTP du marché. Indiquez la date de début, la durée des phases d’études, les délais de validation etc *.
Vous avez la possibilité d’importer des modèles de phases préalablement créés dans les paramètres (global>projets>modèle de phase)
* En aparté de la gestion des honoraires de maitrise d’oeuvre, Apii utilise ces données pour générer automatiquement un planning de Gantt du projet. Il sera évident modifiable, que ce soit à partir du formulaire ou à partir du planning de Gantt totalement interactif. Cette partie fait l’objet d’un autre chapitre du support.
Honoraires de maitrise d’oeuvre aux forfaits #
Façon la plus simple pour saisir les honoraires, vous saisissez simplement le montant prévu par phase.
Cette méthode est utilisée pour les petits projets ou lorsque vous souhaitez conserver le calcul et la gestion de la répartition des honoraires co-traitants sur excel, par exemple. (Entre nous, c’est quand même dommage de se passer d’Apii qui le fera automatiquement pour vous)
Honoraires de maitrise d’oeuvre aux pourcentages #
Apii permet la répartition automatique des pourcentages de missions et répartition co-traitants
Vous avez la possibilité de choisir un coefficient de complexité, un taux d’honoraire global, une répartition par phase et par co-traitant.
Nous permettons d’afficher ou masquer la part mandataire, selon votre préférence.
Enfin, Apii permet de renseigner des montants d’honoraires déjà facturés avant la migration sur notre logiciel. (cliquez sur la flèche circulaire à côté d’honoraire, cela affichera une nouvelle colonne) C’est très utile pour ne pas fausser les calculs automatiques de facturation d’avancement en renseignant le montant juste déjà facturé par phase sur les situations précédentes.
Honoraires de maitrise d’oeuvre aux temps passés #
Apii vous permet d’estimer le budget d’honoraires en fonction du temps passé par les collaborateurs sur chaque phase. (chaque colonne correspond aux personnes affectées sur le projet, le taux journalier est soit celui paramétré par défaut dans l’application, soit celui forcé par collaborateur sur le projet)
Tranches optionnelles #
Apii vous permet la création de tranches optionnelles sur la base des mêmes formulaires que celui de marché de base.
Pour ajouter une tranche optionnelle, cliquez sur le bouton « ajouter » à droite du menu des tranches optionnelles. Chaque tranche optionnelle est présentée sous forme d’onglets que vous pouvez affermir au départ ou en cours de projet. (bouton « affermir » à droite à côté du bouton « modifier »)
Vous pouvez supprimer une tranche optionnelle en cliquant sur la corbeille sur l’onglet de la tranche en question. Attention, affermir une tranche optionnelle est une action irreversible.
Missions complémentaires #
En parallèle des tranches optionnelles, Apii permet la création de missions complémentaires qui viennent s’ajouter au marché de base. La création suit le même principe que le formulaire des honoraires de bases. Cliquez sur « modifiez » à droite du menu missions complémentaires pour ajouter une mission ou la modifier.
Ces missions apparaitront séparément lors de la facturation d’avancement.
Forfaits complémentaires #
Apii vous offre la possibilité de créer des forfaits (déplacements, réunions, concertation etc), d’en définir le montant séparemment et d’en affecter un certains nombres par phase. Cela permet un meilleur suivi des forfaits défini au départ du contrat et d’engager des négociations si les demandes des maitrises d’ouvrages dérivait de manière trop importante.
Les avenants #
Vous pouvez ajouter un avenant en cliquant sur le bouton « +avenant » en haut à droite, à côté du bouton « modifier ».
Cela ouvrira la boîte de dialogue suivante :
Vous pourrez renseigner :
- Le titre de l’avenant
- Sa référence
- La date de signature
- Une description
Lorsque vous cliquerez sur enregistrer, Apii « figera » les honoraires de l’avenant précédent, et vous pourrez ensuite renseigner les modifications d’honoraires, de phases, de tranches etc.
Consulter l’historique des avenants
En cliquant sur l’icône à côté du bouton « +avenant », Apii vous affiche l’historique des différents avenants. Cliquez sur chaque onglet pour retrouver les modifications faites à chaque étape. Cela peut être utile pour constater de l’évolution des honoraires du marché au fur et à mesure des modifications réalisées pendant la vie du projet.
