Activation du pointage #
Pour qu’un collaborateur puisse saisir ses heures, il faut lui activer son compteur de saisie. Pour ce faire, rendez vous dans le menu collaborateur du module RH et cliquez la loupe pour entrer dans les détails de sa fiche.
Une fois la fiche ouverte, sélectionnez l’onglet: présences et congés.
Vous pouvez choisir si le collaborateur pointe en heure ou en jour avec l’interrupteur à gauche.
Juste en dessous vous pouvez indiquer la date de début du pointage (qui correspondra la plupart du temps à l’entrée en exercice d’un collaborateur.) Vous pouvez définir une date de fin si vous souhaitez qu’à la fin d’un contrat déterminé, le collaborateur n’ait plus accès à la saisie du temps passé.
Définir les couts journaliers moyens du collaborateur #
Cliquez sur l’icône crayon en haut à droite dans la barre de titre du collaborateur, cela ouvrira le formulaire du collaborateur.
Dans l’onglet Société, vous trouverez les champs suivant:
- Cout journalier moyen (ce que vous coute votre collaborateur/jour)
- Taux journalier moyen facturé (ce que vous facturez votre collaborateur/jour)
- Nombre d’heures par jour (indispensable pour le calcul de rentabilité en ETP)
Ces montants seront attribués par défaut à chaque attribution sur un projet, mais vous aurez la possibilité de les forcer par projet.
Validation des heures travaillées #
Dans le menu Présences du module R.H. vous allez pouvoir visualiser par période les demandes de validation des heures travaillées de chaque collaborateur.
Vous pouvez visualiser par colonne:
- Le nom du collaborateur
- La date de déclaration des présences du collaborateur
- Le statut (en cours, ouvert, accepté, etc.)
- Un bouton rouge de refus
- Un bouton bleu de validation
- Une loupe pour consulter la feuille de présence
En cliquant sur le bouton de validation, une boite de dialogue vous demandera confirmation et passera le statut d’ouvert à terminé.
Si toutefois vous aviez fait une erreur, il suffit de recliquer sur le statut terminé pour voir apparaitre la boite de dialogue suivante:
Choisissiez le statut ouvert pour revenir à la situation précédente.
Visualiser la feuille de présence #
Avant la validation des heures travaillées ou du refus, vous pouvez donc visualiser la feuille du collaborateur en cliquant sur la loupe de la ligne du collaborateur. Vous arriverez sur cette page reprenant les mêmes codes que la feuille saisie par le collaborateur.
Vous retrouver les boutons « refuser » en rouge et « approuver » en vert. Inutile de revenir sur la page précédente pour valider ou désapprouver la feuille de présence.
Vous pouvez également visualiser, sur la partie inférieure de la page, le commentaire du collaborateur pour justifier ses présences.
N’hésitez pas également à passer sur les totaux qui permettent la lecture d’informations supplémentaires.
Navigation entre collaborateurs et périodes #
Vous pouvez rapidement passer d’un collaborateur à l’autre, ou d’une période à l’autre, grâce aux listes déroulante sur la partie supérieure.
Télécharger le document #
En cliquant sur le bouton « télécharger le document » en haut à droite, une fenêtre de dialogue vous permettra de télécharger un document pdf
Vous aurez l’option de le télécharger avec ou sans les commentaires.
Vous pouvez aussi générer ce pdf depuis la page d’accueil du menu:
NB: pour plus de souplesse, Apii ne vous restreint pas dans le nombre d’heures possibles sur une journée.
